POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES LMH

1. Objet et champ d’application

L’objectif principal de cette politique de protection des données personnelles est de regrouper les informations relatives aux traitements de données mis en œuvre par Lille Métropole Habitat et ce, conformément à la réglementation applicable, notamment la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement général sur la protection des données 2016/679. Elle précise également l’étendue de vos droits.

Cette politique s’applique aux traitements de données réalisés lors de la visite du site Internet https://www.lmh.fr/ ainsi que dans le cadre de la réalisation de l’ensemble de nos activités en lien avec les locataires, les clients, les fournisseurs et les utilisateurs. 

2. Le responsable de traitement

Au sens de la Réglementation applicable, le Responsable de traitement est la personne morale (entreprise, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données, c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser.

Le responsable de traitement est Lille Métropole Habitat, Office Public de l’habitat de la Métropole Européenne de Lille, établissement public local industriel et commercial immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro SIREN 413 782 509, domicilié au 425 boulevard Gambetta élisant à Tourcoing (59200), représenté par son Directeur Général, Monsieur Maxime BITTER, dûment habilité en application de l’article R.421-18 du Code de la Construction et de l’Habitation.

3.Les engagements de LMH

Dans le cadre des traitements mis en œuvre, LMH s’attache au respect des principes suivants :

• Collecter et traiter uniquement les données nécessaires à l’objectif poursuivi ;
• Informer les personnes concernées de chaque traitement mis en œuvre par des moyens adaptés ;
• Obtenir des données exactes et les maintenir à jour si nécessaire ;
• Conserver les données pour une durée déterminée et proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles permettant de garantir la sécurité des données dès la conception du traitement ;
• Faciliter l’application des droits des personnes concernées.

4. Les traitements de données personnelles par LMH

• Bases légales et finalités des traitements
  

Chaque traitement effectué par LMH, en tant que responsable de traitement, a pour finalité et base légale :

• Collecte de données

Lors de la collecte de données, LMH vous informe de chaque traitement qu’il met en œuvre par des mentions d’information.

1. Concernant les internautes

LMH informe également les utilisateurs du site  https://www.lmh.fr/  du traitement des données personnelles suivantes :

• Les données de navigation
• Si vous vous inscrivez à notre newsletter : votre adresse mail
• Si vous remplissez un formulaire de contact, vous êtes considéré comme un « prospect »
• Si vous vous connectez à un espace extranet, vous êtes considéré comme un « client »

2.Concernant les locataires et les candidats à un logement social

• Données d’identification
• Informations de contact
• Informations d’assurance
• Données bancaires
• Informations et justificatifs d’ordre personnel, professionnel, économique et social nécessaires à la constitution et à l’analyse de leur dossier, y compris les informations relatives à leur entourage transmises par le portail grand public « ma demande de logement social ».
• Informations relatives à la gestion du bail relevant de notre mission (états des lieux, critères de recherche, paiement des loyers et charges locatives, gestion des travaux, suivi des litiges, suivi des réclamations clientes, etc.)

3. Concernant les fournisseurs

• Informations de contact
• Informations relatives à l’évaluation des fournisseurs
• Données bancaires

4. Concernant les candidats

• Informations de contact
• Informations présentes sur le CV et/ou la lettre de motivation (comme le parcours professionnel, les diplômes obtenus, les compétences…)

• Ecoute et enregistrement téléphonique

Un dispositif d’écoute ou d’enregistrement des conversations téléphoniques est mis en place dans un objectif d’évaluation et de formation des conseillers clientèle et d’amélioration continue de la qualité d’accueil et de service de l’organisme, mais également de lutte contre les incivilités.

Dans le cadre de ce traitement de données, LMH peut être amené à traiter les données suivantes :

• Données d’identification
• Informations de contact
• Enregistrement de la voix le cas échéant

Il s’agit d’écoutes non permanentes effectuées de façon ponctuelle.

Les appelants sont informés de la possibilité de l’écoute et/ou d’enregistrement de la conversation dans un message de prédécroché et des modalités d’exercice de leur droit, notamment le droit d’opposition.

Les enregistrements peuvent être conservés jusqu’à six mois en l’absence de tout contentieux.

• Vidéoprotection

LMH peut déployer des systèmes de vidéoprotection dans certains immeubles et aux abords de son patrimoine afin d’assurer la protection des biens ou des personnes.

Les personnes filmées sont informées au moyen d’un panneau affiché sur place, présenté conformément aux recommandations de la CNIL.

Si un dispositif filme un lieu accessible au public, LMH s’engage à procéder à la demande d’autorisation obligatoire auprès du préfet du département

La durée de conservation des images n’excède pas un mois en l’absence de toute procédure et seules des personnes habilitées pourront accéder aux images.

• Destinataires de vos données personnelles

Les données personnelles collectées sont exclusivement destinées à LMH, en sa qualité de responsable de traitement.

Au sein de LMH, seules les personnes habilitées accèdent à vos données selon les missions qui leur sont confiées, et notamment :

• Les personnes chargées de la relation client et du suivi de la vie du bail
• Les personnes chargées de l’attribution de logements sociaux
• Les personnes chargées des opérations de recrutement
• Les personnes chargées de la gestion et du suivi des activités de bailleur social

Pour mener à bien ses missions, LMH peut être amené à transférer tout ou partie de vos données aux destinataires suivants :

• Les prestataires et sous-traitants pour lesquels LMH vérifie qu’ils respectent le même degré de conformité aux obligations légales en vigueur ;
• Les avocats, auxiliaires de justice, officiers ministériels et autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à LMH ou assurer la défense des droits et intérêts de LMH ;
• Les services chargés du contrôle, tels que les commissaires aux comptes, les auditeurs et les services chargés du contrôle interne ;
• Les organismes autorisés par une disposition légale ou réglementaire à obtenir communication de données ;
• Les prestataires et sous-traitants que LMH estime légitimes à recevoir des données. LMH garantit que les destinataires n’accéderont qu’aux données strictement nécessaires à la finalité poursuivie.

• Durée de conservation des données

LMH conserve les données à caractère personnel collectées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement et en accord avec la législation applicable.

Les données collectées par LMH seront conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, augmentée du délai de la prescription légale.

Certaines de vos données personnelles pourront être conservées pour des durées plus longues en application des dispositions légales ou réglementaires particulières, ou pour répondre à des demandes d’autorités ou de tiers autorisés.

Les durées de conservation prévues sont notamment, et sans que la liste ne soit exhaustive :

5. Sécurité de vos données

LMH met en œuvre, dès la conception et par défaut, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction, le vol ou les dommages d’origine accidentelle ou malveillante.

Ces mesures (ex : cloisonnement, plan de sauvegarde et continuité d’activité, protection des réseaux informatiques, authentification, gestion des accès, traçabilité des modifications, politique de sécurité) visent à garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de vos données personnelles.

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils permettant le traitement de vos données à caractère personnel, LMH s’assure que ces derniers offrent un niveau de protection adéquat des données traitées.

En cas de recours à un prestataire, LMH ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

LMH respecte ses obligations légales et réglementaires en concluant avec ses sous-traitants des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

6. Transfert de vos données hors de l’union européenne

LMH n’effectue aucun transfert de vos données vers des pays ou organismes situés en dehors de l’Union Européenne.

Si toutefois LMH devait effectuer un tel transfert, cela n’aurait lieu qu’après avoir pris les mesures nécessaires pour garantir un niveau de protection et de sécurité équivalent à celui offert au sein des Etats membres de l’Union Européenne.

7. Vos droits sur vos données personnelles

7.1 Liste de vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant Vos données personnelles, ceux-ci peuvent être exercés en contactant LMH par l’un des moyens visés au sein de la présente section.

Vous disposez de droits d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données vous concernant, ainsi que de droits d’opposition ou de limitation du traitement de vos données.

En fonction des bases légales retenues pour chacun des traitements de données personnelles, certains droits peuvent être limités.

Vous trouverez ci-dessous la liste des droits dont Vous pouvez disposer en fonction de la base légale retenue pour chacun des traitements de données personnelles.(Tableau Source CNIL)

Droit d’accès

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de tout Responsable de traitement :

– La confirmation que le responsable de traitement possède ou non des données le concernant

–  La copie de ces données ;

–  Certaines informations concernant les finalités poursuivies, les durées de conservation et les destinataires.

Le droit d’accès s’applique aux seules données collectées directement auprès de Vous et aux données éventuellement collectées auprès de personnes tierces.

La communication de ces données ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers.

Droit de rectification

Le droit de rectification vous permet de :

–  Corriger des données inexactes ;

–  Compléter des données en lien avec la finalité du traitement.

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement vous permet de demander l’effacement de vos données si :

• Elles ne sont plus nécessaires au regard de l’objectif poursuivi
• Elles ont fait l’objet d’un traitement illicite
• Elles doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis
• Lorsque le consentement constitue, base légale du traitement, est retiré
• La personne concernée s’est opposée au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ou lorsque les données sont traitées à des fins de prospection.

Ce droit peut être écarté dans un nombre de cas limités. En effet, il ne doit pas aller à l’encontre notamment :

• De l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information
• Du respect d’une obligation légale
• De l’utilisation des données si elles concernent un intérêt public dans le domaine de la santé
• De leur utilisation à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques
• De la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.

Droit d’opposition

Le droit d’opposition vous permet de vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez justifier votre opposition par des raisons propres à votre situation particulière.

Le responsable de traitement doit alors cesser de traiter ses données sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux à traiter les données concernées ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Si le droit d’opposition peut, dans certains cas, entraîner la suppression de données relatives à la personne concernée, celle-ci n’est ni automatique ni systématique.

Droit à la limitation du traitement

Le droit à la limitation du traitement complète l’exercice des autres droits : lorsque vous exercez votre droit d’opposition ou votre droit de rectification, le responsable de traitement dispose d’un délai pour y répondre.

Durant ce délai, vous pouvez demander que le LMH gèle les données concernées et qu’il ne les utilise pas pendant cette période.

Droit à la portabilité

Le droit à la portabilité permet à la personne concernée de demander :

• La récupération de ses données
• Le transfert de ses données vers un organisme de son choix sous réserve que :
• les données fassent l’objet d’un traitement automatisé ;
• le traitement soit fondé sur la base légale du consentement de la personne concernée ou sur l’exécution d’un contrat.

7.2 Modalités d’exercice de vos droits

Ces droits peuvent être exercés sur simple demande, sous réserve de justifier de votre identité par tout moyen.

Lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité de la personne concernée, LMH peut demander de joindre tout document permettant de prouver Votre identité, par exemple pour éviter les usurpations d’identité.

L’exercice de l’ensemble de ces droits est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent exceptionnellement être demandés dans certains cas d’exercice du droit d’accès (par exemple en cas de demande d’une copie supplémentaire).

Pour exercer vos droits ou en cas d’interrogation relative aux traitements de vos données personnelles, vous pouvez contacter le Responsable de traitement de la manière suivante :

• Par courrier postal à l’attention de la Direction Générale, Délégué à la protection des données, à l’adresse suivante 425 boulevard Gambetta CS 40453 59338 TOURCOING Cedex ou directement
• Par mail à dpo@lmh.fr

Si vous estimez, après avoir contacté LMH, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Le Responsable de traitement s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et au plus tard, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Si nécessaire, ce délai pourra être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du volume de demandes reçues. Dans ce cas, vous serez informé(e) de cette prolongation et des motifs du report.

8. Modification de la politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité des données personnelles est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par LMH, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle, interprétation des autorités de contrôle ou évolution quant aux traitements de données personnelles mis en œuvre.

En cas de modifications, celles-ci seront applicables dès la mise en ligne de la Politique mise à jour et dans les conditions prévues par la Réglementation applicable.